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Ao pensar na organização de um evento para sua empresa, você deve ter claro o objetivo, a data, o local e o orçamento. Esse último item – o orçamento – é um dos detalhes mais importantes, pois define a dimensão do evento corporativo. De nada adianta planejar um evento lindo e grandioso se você não souber quanto custa, né? Por isso, neste post, destacamos a importância do orçamento para realizar um evento de sucesso.

Antes de tudo, saiba o que você quer. É uma palestra, um congresso, uma feira? Quanto estou disposto a gastar no máximo? Preciso ir atrás de patrocinadores? Com o tipo de evento em mente, pense também no público-alvo: qual o perfil das pessoas que estarão no evento?

Crie uma planilha para facilitar o planejamento do evento, contando sempre com possíveis imprevistos – o orçamento também deve ter essa margem. E com o teto máximo estabelecido, comece a pensar em alternativas para colocar a mão na massa. É preciso ter um valor destinado para cada item do planejamento, para cada fornecedor. Não esqueça: ter o orçamento definido evita gastos desnecessários e desperdícios!

Coloque tudo no papel: desde o valor do cachê dos palestrantes, até a alimentação e a equipe de segurança. Vá cortando da lista aquilo que considera supérfluo, mas lembre-se: às vezes os detalhes simples podem fazer diferença na percepção do público. É sempre importante ter esse bom senso! Na planilha, coloque o total estimado e o total real de cada item, assim que for cotando os serviços. Isso vai ajudar no controle final dos gastos.

Em relação aos fornecedores, não contrate o primeiro que encontrar. Busque sempre três opções – a escolha não deve ser baseada apenas no preço, mas sim no fornecedor que você considerar mais profissional e responsável, aquele que passou mais confiança! E tudo vai para a planilha. Quanto mais detalhes colocar na lista, melhor.

Não esqueça de colocar na planilha os custos com hospedagem, transporte e alimentação de equipe e dos convidados. Estabeleça o custo máximo para esses itens. Outro detalhe importante que não pode faltar na lista: o método de pagamento de cada um dos serviços contratados. Geralmente se paga 50% do valor antes do serviço e o restante ao finalizar o evento.

Por último, elabore o balanço final dos custos previstos e realizados. Anote seus erros e acertos na organização do orçamento, para fazer melhor da próxima vez.

Mas lembre-se: contar com ajuda profissional na hora de realizar seu evento é sempre a melhor opção. Contrate uma assessoria para o seu evento e tenha certeza de que seus custos serão mais baixos! É isso mesmo… uma empresa organizadora de eventos consegue algumas barganhas com fornecedores e tem o know-how necessário para planejar tudo nos mínimos detalhes de forma profissional e experiente. Além disso, uma assessoria sabe lidar com os incômodos imprevistos!

Quer ajuda para seu evento corporativo? Envie um e-mail para: contato@lekaneventos.com.br.

Até a próxima!

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Olá pessoal! Já falamos aqui sobre os tipos de chá de noivas:  desde o tradicional chá de panela até uma viagem entre amigas, como se fosse uma despedida de solteira. Mas e quando você já mora junto com seu noivo ou vai apenas mudar de casa, e já tem todos os itens de cozinha, o que fazer? Um chá de casa nova!

O chá de casa nova não é novidade. Alguns o chamam de open house, mas tem o mesmo objetivo: chamar os amigos e os familiares para mostrar a casa nova e, de quebra, ganhar presentinhos úteis para o dia a dia ou para decoração do ambiente.

Se quiser reunir os amigos apenas para apresentar a nova residência, também vale. Afinal, um chá de casa nova serve para “comemorar” a mudança, não é mesmo? A principal dúvida é: como organizar um chá de casa nova ou open house que não fique com cara de chá de cozinha?

Primeiro, estabeleça a data e o horário. Como a festa será na casa nova, programe um dia que seja bom para os convidados e que não atrapalhe a rotina doméstica. O horário é você quem define, mas geralmente o chá é feito no final da tarde ou a noite.

Quem convidar?

A lista de convidados deve ser elaborada de acordo com o tamanho do ambiente. Você não poderá convidar 100 pessoas para um espaço de 50 metros quadrados, não é mesmo? Então use o bom senso: pense se há lugares disponíveis para que todos fiquem sentados. A dica é convidar apenas os amigos íntimos e a família – ou pelo menos aquelas pessoas que já frequentaram sua casa anterior.

E o cardápio?

Aí você decide também: um jantar dá mais trabalho, mas é intimista. Coquetéis e salgadinhos, no estilo finger food podem ser uma opção descontraída se o número de pessoas for maior. A escolha das bebidas também deve levar em conta o seu gosto pessoal e dos convidados. Águas aromatizadas são ótimas para o verão!

É preciso investir em decoração?

Há quem prefira fazer uma festa temática, com elementos de boteco, ou de algo criativo relacionado ao casal. Mas essa decisão é muito pessoal. Já que você pretende apresentar a casa, talvez nem precise de decoração para a festa, não é mesmo? Nesse caso vale a pena investir em um arranjo de flores bonito, toalhas mais sofisticadas e uma mesa bem-posta. São elementos que fazem a diferença e embelezam o evento!

Como fazer o convite?

Para o chá de casa nova, você não precisa necessariamente imprimir o convite – mas ele é indispensável e deve ser enviado via mensagem ou pelas redes sociais. A arte do convite fica a seu critério, e deve seguir o conceito da festa. Desde o simples até o sofisticado, o convite deve ter todas as informações básicas sobre a festa: data, horário, endereço e lista de presentes (esta última é opcional).

Lista de presentes

Se você optou pela lista, escolha uma loja que tenha os itens que você aprecia ou precisa. Utensílios domésticos, itens de cama, mesa e banho, e objetos de decoração são os presentes mais pedidos. Não escolha coisas muito caras, afinal, é apenas um chá de casa nova e não um casamento! Se você preferir, deixe a escolha livre – cada convidado leva o que quiser!

Agora, é só curtir a festa e mostrar seu novo cantinho!

Se você tem alguma dúvida sobre organização de eventos entre em contato conosco: contato@lekaneventos.com.br.

Até a próxima!

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Na hora de decidir os detalhes para o casamento, muitos casais já temem a lista de presentes, enquanto outros deixam para pensar nisso nos últimos momentos. De fato, não é uma tarefa fácil, mas que não pode ser ignorada. Afinal, os convidados vão querer presentear os noivos e é preciso organizar uma lista para orientá-los.

Ah, mas vocês já têm uma casa montada e preferem pedir dinheiro? Da mesma forma, a lista é importante também neste caso. Quer saber então como elaborar a sua lista de presentes? Preparamos dicas especiais para você!

Etiqueta à moda antiga

Na época de nossos pais, não era comum as listas de casamento: os noivos deixavam o endereço no convite e os convidados simplesmente enviavam o presente. Não havia, então, a possibilidade de escolha. Essa etiqueta ainda vale para os dias de hoje, mas é mais comum elaborar a lista de presentes até mesmo para evitar ítens repetidos.

Lista de presentes online

A lista de presentes online tem uma grande vantagem em relação à lista física: a praticidade. Principalmente para os convidados, que não precisarão se deslocar até uma loja física para escolher o presente.

Numa era em que o tempo é precioso, esse tipo de lista cumpre bem a função de poupá-lo. É bom também para os noivos – que podem receber o presente físico ou o valor em dinheiro.

Existem vários sites de casamento específicos, o qual você escolhe os ítens para compor a lista. À medida que os convidados vão comprando os presentes, o produto sai automaticamente do site, evitando presentes repetidos.

O que colocar na lista

Na hora de montar a lista de presentes, uma dica: varie os valores dos produtos. Escolha itens caros e outros mais baratos, para que os convidados tenham opção.

Caso queria optar por sites especializados, eles já apresentam, de maneira dinâmica, todos os ítens: desde mais simples aos mais caros. Lembre-se: o que vale é o carinho e presença!

Só não esqueça de montar a lista com pelo menos 3 meses de antecedência! Quando os convites forem entregues, a lista deve estar pronta – e você já pode divulgar o link.

Lista de presentes física

A lista de presentes física nada mais é do que o modelo tradicional, a qual você elege uma loja e cria uma. Os convidados, então, devem se deslocar até a local escolhido e pedir para os vendedores por sua lista para, enfim, escolher o presente.

A opção da lista física é segura, principalmente para aqueles convidados que não tem intimidade com a internet (pense nos seus avós). Além do mais, na loja física você não só visualiza o produto como pode tocá-lo, constatando a qualidade com seus próprios olhos.

Outra vantagem da lista de presentes em lojas é a facilidade para troca de produtos.

Dá para ter as duas?

Sim, você pode investir nas duas possibilidades de lista de presentes! Dessa forma, o próprio convidado é quem decide como comprará o presente.

Se o casal já tiver tudo mobiliado, mas sem saber qual resposta dar para convidados que perguntam como presentear, apresento algumas possibilidades:

  1. Receber em dinheiro (mas só se o convidado fizer questão e a iniciativa partir dele);
  2. Ajudar na lua de mel;
  3. Outra interessante é oferecer pagar as compras de vocês por um mês, dois ou mais;
  4. Para noivos que estão sem ideia, ou sem jeito para pedir, a sugestão é pedir para os convidados doarem à alguma instituição.

Gostou das dicas? Ainda tem dúvidas sobre lista de presentes?

Não esqueça: a Lekan Eventos pode auxiliar você em todas as etapas do planejamento de seu casamento! Entre em contato pelo e-mail: contato@lekaneventos.com.br.

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Antes de qualquer festa de casamento… vem o convite! É ele quem vai anunciar o grande dia, é o abre-alas do seu casamento. Há quem diga que a primeira impressão é a que fica – por isso não deixe de planejar com carinho o convite que será entregue a cada uma das pessoas que você ama. Hoje vamos dar todas as dicas para o seu convite de casamento ser perfeito!

  1. Devo economizar no convite de casamento? Podemos dizer que o convite é o primeiro elemento a gerar expectativa nos convidados. Ele é algo passageiro – assim que o casamento acontecer, é possível que as pessoas até joguem no lixo – mas não deve causar má impressão. Portanto, capriche no conteúdo e no design, sem necessariamente fazer um grande investimento. Tudo vai depender de seu bom senso.
  2. O que não pode faltar no convite? As principais informações, como nome dos noivos, data, horário, endereço do local e site de casamento não devem faltar nunca! Mas é opcional colocar o nome dos pais dos noivos, frases adicionais, monograma do casamento e lista de presentes, por exemplo.
  3. Como devo escrever o nome dos convidados? Você pode ser mais formal e clássico, colocando “senhor” e “senhora” ou “senhorita” à frente da cada nome, ou menos sério, colocando “Aos queridos amigos”, “aos meus avós”, personalizando cada título. Depende muito do estilo de cada casal, e aqui também não há uma regra definida.
  4. Devo contratar um calígrafo? Se o seu convite for clássico, a subscrição de um calígrafo harmoniza melhor. Mas se a sua festa é mais descontraída, com uma pegada vintage ou rústica, você pode optar pelas tags – que geralmente são produzidas na própria gráfica onde será impresso o convite.
  5. Como calcular a quantidade de convites? Uma dica importante: o cálculo é feito em cima de 60% do número de convidados. Se a festa tem 100 convidados, imprime-se 60 convites, pois um mesmo convite pode ser entregue a mais de um convidado. Cuide para que não faltem convites – procure mandar imprimir de 10 a 15% a mais, para ter uma margem segura.
  6. Devo incluir o site de casamento no convite? É no site de casamento que consta a lista de presentes e todas as informações úteis para o dia da festa, além da confirmação de presença.
  7. Devo incluir a lista de presentes no convite? Aqui no Rio Grande do Sul ainda é comum este costume, mas em algumas regiões do Brasil, os convidados podem considerar deselegante. Use o bom senso: se o site de casamento já contém a lista de presentes, então não seria melhor incluir apenas o site?
  8. O que significa RSVP? É o serviço de confirmação de presença, cuja sigla significa Répondez S’il Vous Plait, que em português quer dizer: Responda Por Favor. O convidado deve confirmar presença, porque é o número de pessoas que orienta o cerimonial a planejar adequadamente o buffet, o número de mesas, as bebidas e todos os elementos da festa de casamento. O ideal é que se estabeleça um prazo para a confirmação de presença, sendo finalizado até 15 dias antes da data do evento.

Gostou das nossas dicas? Ficou ainda com dúvidas? Envie um e-mail para: contato@lekaneventos.com.br. Teremos o maior prazer em ajudar você! Até a próxima!

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Como já falamos aqui no blog, os eventos corporativos são excelentes maneiras de atrair o público e gerar reconhecimento de marca, para as empresas. Essa estratégia é utilizada por todas as grandes corporações do mundo, e cada vez mais as pequenas e médias empresas apostam nesta ferramenta versátil para fidelizar clientes. Para promover o nome da empresa de forma positiva, um evento corporativo deve ser bem organizado – e por isso a etapa mais importante é o planejamento. Nada deve faltar no grande dia: tudo deve estar perfeito! E esta é a principal razão para ter ao seu lado uma empresa de assessoria para eventos! É mais seguro contar com a experiência de quem entende do assunto, não é mesmo?

Além disso, nem todas as empresas de pequeno ou médio porte possuem em seu quadro de funcionários alguém que seja expert em realizar eventos – tornando a organização de um evento corporativo uma tarefa bem complicada. Outra vantagem de contratar uma assessoria para o seu evento é a negociação com os fornecedores, podendo inclusive barganhar valores mais acessíveis para os serviços. A proximidade dos fornecedores com a empresa organizadora de eventos também favorece o orçamento porque há um volume maior de pedidos.

Uma assessoria especialista na organização de eventos também domina a arte de contornar problemas: os velhos conhecidos contratempos. Não há como evitá-los, mas há formas profissionais de corrigir erros e solucionar problemas de última hora. O importante é que eventuais ocorrências inesperadas nem cheguem aos ouvidos do público – e isso o organizador de eventos sabe como fazer!

Outro benefício para quem contrata uma assessoria para eventos: oferecer a melhor experiência ao público. Sim, uma assessoria está sempre ligada nas últimas tendências e novidades, e tem know-how para fazer do seu evento algo que ficará na memória de clientes e futuros clientes. Você terá certeza de que o que há de mais inovador e dinâmico estará presente no evento – e a experiência já começa antes mesmo da data. Através do convite, o público já cria expectativa para o acontecimento.

A escolha do tipo de evento deve sempre levar em conta o objetivo da empresa, pois cada tipo de evento tem suas peculiaridades. Mas todos os segmentos são unânimes em afirmar que fazer eventos é uma estratégia válida para o público-alvo (clientes) e também para o público interno (colaboradores).

Viu só como é importante ter uma assessoria? Conte sempre com a Lekan para organizar o seu evento corporativo: temos 25 anos de experiência no mercado! Envie um e-mail para: contato@lekaneventos.com.br

 

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